Ing. Arcadio Henríquez, MBA
Consultor Empresarial y Experto en Logística

A veces las funciones de aprovisionamiento y compras están fuertemente interconectadas y en función de la estructura de la empresa pueden llegar incluso a coincidir, por ellos, en las funciones incluyo algunas que según el tipo de empresa pueden estar dentro del área de compras.

El área de aprovisionamiento se ha convertido en una parte fundamental en la gestión de una empresa, de ahí la importancia de conocer los conceptos básicos dentro de esta área, para poder desarrollar modelos de gestión que nos ayuden a conseguir los objetivos de la empresa. Lo primero que deberíamos hacer es definir correctamente el aprovisionamiento, así como las características y funciones de este.

Logística del aprovisionamiento: se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc., desde los proveedores hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas.

El proceso de Aprovisionamiento: Es el conjunto de operaciones que permiten a la empresa disponer de todos los productos y/o materias primas en las mejores condiciones posibles de calidad, precio, tiempo y cantidad, para que la empresa cumpla con los objetivos definidos a nivel de dirección.

Gestión del Aprovisionamiento: Lleva implícito la toma de un conjunto de decisiones que deben contribuir al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico.

Aprovisionamiento y Compras: Los términos   aprovisionamiento y compras son empleados con frecuencia para describir funciones empresariales similares, aunque debe señalarse que la función de aprovisionamiento tiene un carácter más amplio que la de compras.

Aprovisionar: Puede decirse es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior que son necesarios para su funcionamiento.

Abastecimiento: Se conoce como abastecimiento al proceso mediante el cual los proveedores facilitan medios al resto de grupos económicos o individuos, los cuales consiguen un determinado nivel de satisfacción o utilidad. Por medio de la acción de abastecimiento, es posible dar solución a las necesidades de consumo de las personas u organizaciones. Es decir, se basa en el suministro de bienes como materias primas o productos elaborados puestos en circulación.

Las principales funciones del departamento de aprovisionamiento son:

• Disponer en todo momento de proveedores que nos aporten seguridad a nivel de suministro de mercancías, a la vez que sean solventes y competitivos.
• Mantener un estándar a nivel de calidad, precios y cantidades que demanda la empresa.
• Optimizar los costes en las compras de productos, manteniendo una relación calidad/ precio acorde a la política determinada por la empresa.
• Trabajar en equipo con todas las áreas que puedan implicar cambios en las necesidades finales de producto, tanto en cantidad como en calidad.
• Informar de las modificaciones del mercado, amenazas y oportunidades, búsqueda de nuevos proveedores y, variaciones y tendencias en precios.
• Mantener y gestionar la previsión de la demanda de forma adecuada a las necesidades, ya que es la base para la realización de pedidos y control presupuestario.
• Mantener una coordinación permanente con todos los departamentos para mantener los niveles de stock marcados como objetivo por la Compañía.
• Hacer un seguimiento a todos los procesos involucrados en el aprovisionamiento para identificar posibles fallos que puedan provocar desajustes en los inventarios.
• Conseguir un ambiente de trabajo productivo en los departamentos involucrados en el aprovisionamiento.
• Controlar la eficacia global de la función de aprovisionamiento.
• Cumplir con los objetivos del aprovisionamiento, intentando evitar que los costes de administración sean excesivamente elevados.

Ciclo del Aprovisionamiento

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Las principales funciones del departamento de aprovisionamiento son:

1. Determinación de Necesidades

El aprovisionador se debe determinar las necesidades de los productos para asegurar el proceso productivo de la empresa. Aquí es muy importante tener una herramienta que nos permita:

• Construir la previsión de la demanda en función del histórico de ventas o producción de la empresa, para detectar estacionalidades, picos de venta, rotación, etc.
• Corregir la previsión de la demanda para ajustarnos a la realidad del momento, pudiendo modificarla en función de distintos parámetros.
• Analizar la desviación de la previsión de la demanda para analizar la precisión de esta y corregirla en caso de que fuera necesario.

2. Determinación de fuentes aprovisionamiento

Tener una base de datos de proveedores que sea conocida y elegir los que satisfagan nuestras necesidades para establecer una relación comercial estable.

3. Selección de proveedores

Se debe realizar una gestión efectiva en la selección, evaluación y homologación de proveedores. Estos proveedores deben cumplir con las principales características que toda empresa o institución requiera como son: Calidad, Servicio, Precio y Disponibilidad.

4. Tratamiento, Emisión y seguimiento de pedidos

En este proceso el aprovisionador emite la orden de compra y se asegura de la aceptación por parte del proveedor. Es muy importante el seguimiento del plazo de entrega de pedidos para que estos se cumplan y estén acordes a la parametrización de nuestro sistema.

5. Supervisión del pedido

Esta es una de las partes del proceso más importante, debido a que permite un flujo de información a todas las áreas interesadas sobre los pedidos realizados, además, con estas informaciones actualizadas se toman las mejores decisiones.

6. Entrada y Recepción e inspección de Mercancías

Este proceso incluye las siguientes actividades:

• Aceptación del material que está llegando
• Control de Calidad
• Descarga del material del medio de transporte.
• Depósito o preparación del material para enviarlo o reembarcarlo.
• Verificación y documentación de la cantidad y la condición del material.
• Introducción de la información en un sistema de inventarios.

7. Verificación de la Factura

Este proceso consiste en unas actividades necesarias para la gestión administrativas como son:

• Verificación de la orden de compra
• Condiciones generales del pedido
• Verificación de la documentación de entrega: Factura, Conduce, otros
• Análisis de la orden de compras vs documentación del proveedor
• Validación y aprobación del pedido 

8. Gestión de Pagos

El responsable de las Cuentas a Pagar debe recibir:

• Las notificaciones o albaranes de recepción
• Las órdenes o pedidos de compras
• Las facturas de proveedor. 

9. Control de resultados.

Este punto hace referencia a la evaluación a posteriori de la actuación y desempeño de los proveedores en sus relaciones con la compañía, y debe cubrir los siguientes puntos:

• Todas las incidencias y reclamaciones deben estar registradas
• Las incidencias que surjan con nuestros proveedores deben estar tipificadas para un mayor control
• Se debe realizar una evaluación periódica de los proveedores.

Logística de aprovisionamiento tiene relación con todas las áreas de las empresas a mencionar

• Gerente de Producción
• Gerente de Logística
• Jefe o Encargado de Compras
• Gerente de Ventas o Comercialización
• Finanzas y Contabilidad
• Recursos Humanos

Cabe agregar que en todas las empresas siempre existe una persona o departamento que se encargue de abastecimientos y necesidades que tienen las empresas. Antes esta función era desempeñada por el dueño o un familiar de este, o por una persona muy conocedora de las empresas.  Hoy para que una empresa logre resultados óptimos, se requiere de una persona con estudios universitarios y con algunas especializaciones en la gestión de Compras para garantizar ahorros significativos por realizar compras eficientes.