Importancia de la trazabilidad y rastreabilidad en gestión logística

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¿Qué es la Trazabilidad?

La trazabilidad hace referencia al conjunto de procedimientos y medidas que tienen como objeto registrar e identificar una mercancía desde su origen (centro de producción) hasta su destino final. La trazabilidad persigue saber dónde y en qué condiciones se encuentra el producto de la cadena de suministro.

La trazabilidad ayuda a saber cuáles son los componentes y la procedencia de la mercancía, los tratamientos atribuidos a los artículos o el proceso de distribución que se ha seguido. Este concepto incluye métodos con el fin de mejorar, verificar y asegurar los artículos.

Se trata de un procedimiento que cada vez más se exige en el ámbito logístico y lo incluyen las grandes compañías que trabajan con la supply chain.

  Fuente: https://riunet.upv.es/bitstream/handle

¿Para qué sirve la trazabilidad en logística?

En logística ejecutar un sistema de trazabilidad cuenta con numerosos beneficios tanto para las empresas, como para los consumidores y autoridades. Poner en marcha un sistema de trazabilidad implica establecer una correspondencia directa entre el flujo físico de mercancías y el flujo de información que va asociado a él.

Tipos de trazabilidad

A la hora de entender la trazabilidad de un producto que se mueve a través de la cadena de suministro podemos hablar de cuatro grandes áreas según el origen o según el sentido.

La trazabilidad según el origen distinguimos entre:

  1. Trazabilidad Interna o de procesos: que se refiere a poder obtener la traza que va dejando un producto por todos los procesos internos de una compañía, con sus manipulaciones, su composición, la maquinaria utilizada, su turno, temperatura, lote, etc.

Fuente: https://riunet.upv.es/bitstream/handle

  1. Trazabilidad externa: que es la de poder externalizar los datos de la traza interna y añadir algunos indicios más (rotura del embalaje, cambio en la cadena de temperatura…). Para obtener la trazabilidad del producto hay que ir registrando los indicios que va dejando el producto mientras se mueve por la cadena (sea sentido normal o inverso).
  2. Trazabilidad hacia atrás (Tracing): que se refiere a la recepción de productos de los proveedores. En esta fase los registros son la clave necesaria para que pueda seguirse el movimiento de los productos hasta su origen.
  3. Trazabilidad hacia delante (Tracking): es la de los productos preparados para la expedición y del cliente inmediato al que se le entregan. Abarca qué y a quién se entregan los productos. A partir de este punto los productos quedan fuera del control de la empresa. Hace referencia a la posibilidad de seguir la ruta que va a recorrer una unidad de carga o lote. De esta forma, se puede predecir qué camino va a tomar y realizar una estimación de entrega. Es la trazabilidad más usada para informar de los
    pasos que va siguiendo el producto hasta el destino final en las compras online.

Fuente: https://riunet.upv.es/bitstream/handle

Ventajas de los sistemas de trazabilidad

  • Para las empresas: les ayuda a identificar puntos críticos a lo largo de la cadena de suministro para así solventar las incidencias y ganar en productividad. De esta forma, pueden rebajar los problemas relacionados con la mala manipulación o la contaminación de las mercancías incrementando la calidad del servicio que ofrecen.
  • Para los consumidores: mejora la confianza de cara a la compra de productos y servicios, sobre todo en una economía globalizada con complejos flujos de mercancías nacionales e internacionales. Además, con el auge del e-commerce, la trazabilidad de las mercancías ha pasado a un primer plano, ya que atenúa la «incertidumbre del tránsito» que sufren muchos compradores online y que está relacionada con los nuevos paradigmas de la logística omnicanal y la e-logística.
  • Para las autoridades: en sectores clave para la salud pública como son el farmacéutico y el alimentario, los sistemas de rastreabilidad son obligatorios y están altamente regulados desde hace años.

 Elementos que componen un sistema de trazabilidad

  1. Fórmulas de identificación y codificación de las mercancías

Uno de los pilares sobre los que se asienta la trazabilidad en logística es la identificación única de las unidades de carga o lotes. La integración de esta información en la cadena de suministro solo es posible gracias al despliegue de un lenguaje estandarizado compartido con todos los implicados que facilite el registro de los datos de forma automatizada.

Los sistemas más extendidos son:

  • Código de barras (UPC, EAN): se trata del método de identificación de productos más extendido a nivel mundial. Este sistema utiliza un lenguaje común para crear códigos únicos y así identificar productos gracias a una serie de números con su equivalente en forma de barras. Este número puede estar acompañado de otros que añadan información adicional como son, por ejemplo, el lote, el SIN (Shipment Identification Number) o el SSCC (Serial Shipment Container Code), entre otros.

RFID (identificación por radiofrecuencia): en este caso, la propia etiqueta RFID es capaz de transmitir los datos gracias a las ondas de radiofrecuencia. Estas etiquetas almacenan la información relativa al producto que acompañan y la mayoría se activan cuando detectan un lector cerca. Es una fórmula menos extendida que la anterior y es más costosa de implementar, aunque la principal ventaja es que no requiere tener una línea de visión directa para la extracción de información y ello mejora la rapidez y precisión de los registros.

2. Sistemas para la captura y registro de datos

Una vez que los productos cuentan con un sistema de codificación estándar, para volcar esa información en un software especializado es necesario contar con dispositivos de captura de datos que actúen como puente entre el mundo físico y el digital.

Estos sistemas son los encargados de obtener y registrar la información que transmiten al software. Por ejemplo, pueden ser lectores de códigos de barras, sensores de temperatura y humedad y antenas o arcos RFID. En el almacén, estos sistemas también pueden estar integrados en PIE (Puestos de Inspección de Entradas) o en sistemas automáticos como transportadores. También estarían incluidos en este apartado los dispositivos de picking por voz o los terminales de radiofrecuencia.

3. Software de procesamiento de datos

La unión del flujo de información con los movimientos físicos de la mercancía solo es posible gracias a un sistema informático integrado que aúne todos los datos, los procese y comparta entre todos los implicados.

Este Sistema permite:

  • Recopilar y almacenar de manera coherente la información relacionada con el tránsito del producto.
  • Estructurar los datos de manera que sea posible explotarlos.
  • Generar vínculos eficaces entre los dispositivos y agentes implicados en el manejo del producto a lo largo de toda la cadena de suministro.

Los principales tipos de software usados en sistemas de trazabilidad son los siguientes:

  • Sistema de gestión empresarial o ERP: funciona como un software integrador donde confluyen diferentes fuentes de información de las principales áreas de la empresa: ventas, contabilidad, producción, gestión de stock, recursos humanos… Suele ser el sistema base con que opera toda compañía.
  • Sistema de gestión del almacén o WMS (Warehouse Management System): es un potente software que optimiza todos los flujos de materiales que se producen en el almacén. Cada paso que da un producto es registrado y comunicado al ERP y al resto de sistemas con que funcione la empresa.

Sistemas de gestión de flotas de transporte o TMS (Transport Management System): organiza y planifica las rutas de reparto. En especial en los envíos de e-commerce, suele ser el software encargado de notificar el seguimiento al cliente. Para una mayor agilidad de los procesos, puede integrarse con el SGA para unificar el etiquetado y el intercambio de información entre sistemas. Fuente: https://www.mecalux.com.mx/

Los sistemas de trazabilidad están pensados para mejorar la seguridad de las mercancías, controlar los riesgos y garantizar la calidad de los procesos y productos.

Beneficios de un sistema de Trazabilidad

  • Formalizar y estandarizar en un solo canal la información a compartir con las diferentes áreas del proceso logístico
  • Reduce el nivel de ingreso manual de datos
  • Lograr mejor visibilidad y trazabilidad en todos los procesos
  • Calcular de forma automática los indicadores de gestión
  • Incrementar el uso de herramientas tecnológicas
  • Mayor agilidad y eficiencia en la búsqueda y asignación de vehículos
  • Reducción de tiempos y costos a causa de la eliminación de la eficiencia
  • Reducción de los costos de comunicaciones entre el conductor y los centros de operación y monitoreo
  • Trazabilidad y operación del transporte, al dejar de ser una operación informal y se convierte en una operación automática.

Fuente:https://www.slideshare.net/GS1_Mexico/presentaciones-gs1-university-veracruz-2016-trazabilidad

 ¿Qué es la Rastreabilidad:

El rastreo sirve para identificar el origen de un lote o unidad en concreto. Permite explorar las etapas que ha seguido el producto desde su origen hasta llegar a la entrega final, por lo que se incluye la identificación de las materias primas utilizadas y las operaciones de producción llevadas a cabo. El concepto de rastreabilidad surge como un término que designa la capacidad de poder rastrear un objeto. En otras palabras, es poder identificar la ubicación de un producto, sus componentes, o servicio, en las etapas de la producción.

Un ejemplo de aplicación de la trazabilidad se da cuando hay una alerta sanitaria por contaminación de algún alimento para tratar de dilucidar dónde se ha producido y retirar del mercado los lotes adulterados.

La rastreabilidad, permite el acceso al historial de la mercancía, por ejemplo, haciendo que el control sea mejor, a través de la gestión de control de calidad de las empresas. Así, se evita la pérdida de informaciones sobre aquel producto específicamente, garantizando aún más la procedencia y seguridad a los consumidores. Por ejemplo, una industria que opta por el método de la rastreabilidad, logra encontrar una mercancía X. Desde y en cualquier local.

Seguimiento personalizado y constante

La nueva exigencia, que debido a algunas regulaciones internacionales es obligatoria, se aplica a múltiples productos y en toda la cadena logística, incluyendo transporte, almacenamiento, distribución y venta. Los requisitos de las industrias de alimentos, farmacéutica, médica y en general cualquiera que use empaque incluyen vincular los registros de condiciones de producción con los lotes de salida y el identificador único de cada producto; relacionándolos con número de artículos por lote, destino, ruta, tipo de vehículo involucrado en el embarque, línea de producción y contacto destino, entre otros.

¿Qué requieren las industrias?

Contar con un sistema de rastreabilidad no sólo significa cumplir con normas comerciales internacionales, además es una ventaja competitiva en cinco rubros estratégicos:

  1. Identificación de materia prima: Los empaques y el producto de un mismo fabricante pueden ser de diferentes materias primas, dependiendo de los procesos a los que serán sometidos. Los códigos de barras Bidimensionales 2D desde el proceso de fabricación para materias primas permite tener un control perfecto sobre los diferentes envases y productos.
  2. Control de almacén: Los códigos pueden encadenarse en un sistema de almacén, permitiendo un mayor control de entradas y salidas, su ubicación en la cadena logística y su destino final.
  3. Coordinación con los distribuidores: Éstos tendrán una guía con la cual alinear los pedidos, suministros y dar seguimiento a los empaques.
  4. Localización inmediata de lotes problemáticos: El empaque requiere una inspección de calidad al 100%. El mercado no aceptará productos con información errónea, una etiqueta incompleta, idioma incorrecto, un producto etiquetado no adecuadamente o una etiqueta mal alineada. Las campañas de retiro masivo de artículo resultan costosas en términos de imagen y dinero. La rastreabilidad permite identificar de manera puntual los productos que tienen el problema. Con una retirada exacta, la compañía ahorra y mejora su imagen ante los clientes
  5. Disminución de costos operativos: Al contar con herramientas de control de calidad, los fabricantes invierten más en su línea de control de calidad lo que elimina defectos y pérdidas por este rubro. Fuente: http://www.packaging.enfasis.com/notas/16358-soluciones-vision-rastreabilidad-empaques.

 

La producción en pequeña o gran escala, exige que cada eslabón que los componen se encuentre en armonía. De esta forma, elementos como mano de obra, materiales, e insumo, por ejemplo, deben estar en completa sinergia. Así, es posible garantizar objetividad en los resultados, balanceando la ecuación entre cualidad y tiempo de producción. Sin embargo, más importante que mantener las conexiones en funcionamiento, es acompañarlas para garantizar su ejecución y constantes despliegues.  ¿Estamos hablando de rastreabilidad? 

Para empresas que trabajan con grandes inventarios, la opción se vuelve de gran utilidad. El uso de la rastreabilidad evita la pérdida del producto por validez, que es motivo de perjuicio a las empresas como un todo. Además, la identificación también facilita la consulta de los datos de procedencia de la mercancía, como país de origen, componentes o tipo de material, por ejemplo.

Frente a la constante necesidad, las empresas e industrias han optado por adoptar tecnologías que engloban el flujo de rastreo mencionadoLa utilización del software garantiza que la optimización del proceso de rastreabilidad se realice con más eficacia. Por otra parte, las industrias alimentarias tienen el objetivo de reducir costos y aumentar la eficiencia del stock, y pueden ser autorizadas por la herramienta online. Ya en uso, la plataforma digital permitirá una gestión más correcta, que influenciará directamente en la producción de mercancías o servicios, y, consecuentemente, en la rentabilidad de la empresa.

 

Conclusión

La trazabilidad, no obstante, no es un sistema que todo el mundo tiene implantado en la actualidad. De hecho, muchas empresas suelen realizar un seguimiento manual de los envíos por lo que muchas veces no se dispone fácilmente de información suficiente sobre el estado de los mismos. Esto provoca una falta de seguridad en los procesos en su conjunto ya que los sistemas de trazabilidad están pensados para mejorar la seguridad de las mercancías y controlar los riesgos. https://www.stocklogistic.com/que-es-la-trazabilidad-en-logistica/

La adopción de tecnologías que facilitan el control de la rastreabilidad es una opción obligatoria para muchas empresas, especialmente dedicada a la fabricación de alimentos como del área farmacéutica. Su utilización producirá el debido efecto en todas las etapas de producción, garantizando la efectividad de la logística.

Para lograr una eficiente Rastreabilidad en todos los procesos industriales desde la adquisición de la materia prima hasta la entrega de los productos a los clientes, es imprescindible contar con un buen sistema de que garantice una adecuada Trazabilidad. No podemos olvidar que el mercado cuenta con todas las tecnologías para poder garantizar tener un control total de todas las operaciones tanto en la Cadena de Abastecimiento, Logística Industrial y la Logística a Comercial. Fuente: https://www.teknisa.com/es/erp/rastreabilidad/

Para concluir con este tema, cabe destacar que, en tiempo de crisis, la buena aplicación de un sistema la Trazabilidad conjuntamente con un programa de auditoria que garantice la Rastreabilidad de un artículos o servicio cuando este este ha sido entregado al cliente, significa esto, tener control de todos los procesos.  Gracias al desarrollo tecnológico contamos con soluciones integrales, permitiendo con un solo click, tener información oportuna, correcta y precisa en tiempo real.

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