La pandemia de COVID-19 ha afectado profundamente al sector salud. Muchas instituciones notaron fallas en su logística hospitalaria durante el estado de emergencia, desde la asignación de recursos humanos hasta los elementos necesarios para manejar una crisis de gran amplitud.
Este proceso logístico ha hecho que la salud sea una preocupación global, que ha permitido entender la importancia de contar con una cadena de suministros apropiada y sistemas que contribuyan a un desempeño óptimo de la empresa/institución de salud. Profesionales de la medicina y farmacéuticos han puesto su atención en la distribución de mercadería, en los tiempos de atención y en su capacidad de almacenamiento.
Al evaluar hospitales y otras instituciones de atención médica, puede es fácil olvidar que, como en cualquier otro negocio, también necesitan optimizar sus procesos internos de logística y reducir los costos operativos siempre que sea posible para sobrevivir en un entorno competitivo de ahí la importancia de una eficiente logística hospitalaria.
Los servicios logísticos hospitalarios son de vital importancia para la disponibilidad de recursos y la gestión del paciente, la información y los flujos de materiales, para productos tales como productos farmacéuticos, alimentos, lavandería, equipos estériles, muestras de laboratorio y desechos.
Además de las presiones para reducir los costos, los hospitales deben manejar la grave escasez de personal médico y las capacidades limitadas de las instalaciones. El principal desafío que enfrentan los proveedores de atención médica es encontrar un equilibrio entre una mayor eficiencia de costos y el logro de servicios de atención de alta calidad. La cadena de suministro y los procesos logísticos es una forma eficaz de lograr este equilibrio, ya que los costos operacionales pueden reducirse de manera que al mismo tiempo reduce el tiempo y el esfuerzo invertido en tareas ambulatorias. Se crean nuevas capacidades y, por lo tanto, se permite que el personal médico dedique más tiempo a la atención del paciente.
¿Qué tomar en cuenta en la logística hospitalaria?
Muchas adquisiciones en las instituciones públicas del país son programadas por el gobierno central y el Ministerio de Salud Pública. Sin embargo, las instituciones médicas deben proyectar la llegada de los productos, tomando en cuenta los trámites legales y el tiempo para la obtención final de estos. Estas gestiones son aplicables para las clínicas privadas y las gestiones particulares de los Hospitales del país.
Por otro lado, el aprovisionamiento de materiales adecuados debe realizarse en tiempos y costos reducidos para garantizar procesos finales más eficientes. Una de las dificultades con más peso en tiempos de crisis es contar con los implementos necesarios para prevenir y atender a la población.
¿Qué es la logística interna en el contexto de un hospital?
La logística de un hospital es muy compleja por naturaleza, ya que hay algunos servicios que están limitados por la periodicidad y las ventanas de tiempo específicas, como los servicios de comidas y medicinas, y otros que están limitados por requisitos de manejo específicos y exclusivos debido a materiales sensibles.
Los hospitales son esencialmente redes de distribución; un exitoso sistema de gestión de logística interna permite una comunicación y cooperación fluidas entre los numerosos trabajadores y departamentos responsables de esta red.
En algún momento todos nosotros habremos experimentado tiempos de espera exageradamente largos para recibir atención médica en algún momento, ya sea en un hospital, clínica o durante una visita al médico de cabecera. Pero los largos tiempos de espera y las interrupciones operativas son más que una simple molestia; en algunos casos críticos en el tiempo pueden tener consecuencias potencialmente peligrosas y de larga duración para los pacientes.
Los tiempos de espera se producen cuando existe una falta de coincidencia entre los recursos y las necesidades, principalmente debido a una mala planificación y fallas en el proceso. Es el trabajo del gestor de logística del hospital asegurar la disponibilidad de todos los recursos del hospital dónde y cuándo se necesiten, y evitar demoras en el transporte de pacientes y materiales. Por lo tanto, un sistema logístico interno optimizado reduciría directamente los tiempos de espera internos, influyendo positivamente en la satisfacción del paciente.
Procesos para la logística Hospitalaria
Las organizaciones hospitalarias deben tener como bandera la organización y eficiencia para cumplir con el papel protagónico que tienen durante la crisis. Gestionar adecuadamente su inventario, tomar en cuenta a distintos proveedores y su operatividad, así como promover un nuevo sistema de compras o adecuar su proceso de compra a las circunstancias permitirá que al menos uno de los aspectos de la contención sanitaria sea sostenible.
La importancia de los procesos de soporte en el sector hospitalario. La empresa obtendrá sus resultados si logra mediante el monitoreo sistemático y técnico de todos los subsistemas logísticos. Garantizar su cumplimiento conforme a la planeación y organización realizadas. En forma integral por las áreas administrativas y asistenciales o de producción y para ello.
Se considera fundamental que se tengan implementados y en operación los procesos de seguimiento a la gestión logística integral en la empresa, cuyas bases son:
- Gestión de la demanda
- Gestión de la planeación:
- Gestión de la adquisición:
- Gestión de la administración:
- Auditoría y Calidad del Sistema Integral de Logística:
La eficiencia y efectividad de tales procesos se logra en la medida que estén debidamente integrados al ciclo de producción, con el fin de que se optimicen los tiempos, recursos invertidos y se logre la oportunidad y calidad en la atención al cliente. Para contribuir a las acciones positivas por parte de las instituciones de salud se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos a nivel logístico:
Gestión y planificación del inventario
Toda organización debe saber la disponibilidad de sus recursos para garantizar un nivel de asistencia adecuado, comprometido con sus usuarios. No obstante, muchas instituciones manejan el inventario de una forma rudimentaria, sin estrategia, ocasionando que los costos derivados de la frecuencia de pedidos sean más altos.
La visibilidad y el control de existencia de los materiales permite tomar mejores decisiones en cuanto a elementos prioritarios. De igual manera, la gestión de inventario facilita el reemplazo de ciertos productos antes de su inexistencia (como equipos médicos) y contribuye a una comunicación asertiva con los proveedores.
Gestión del circuito de proveedores de suministros sanitarios
Los proveedores son esenciales para el funcionamiento de cualquier compañía. En épocas de crisis, la comunicación y la alta capacidad de respuesta marcan pauta para lograr una logística hospitalaria funcional. Por esta razón, se deben tomar en cuenta a diversos proveedores, no solo a la cartera que se manejaba con anterioridad. Estos responsables del suministro deben garantizar el circuito de abastecimiento (fabricación, producto, transporte seguro) y su alcance a diversas zonas del país.
De igual manera, se hace imprescindible contar con un catálogo de proveedores tanto a nivel local, nacional e internacional con sus respectivos tiempos de entrega. Es importante tomar en cuenta que muchas empresas tienen capacidad disponible para generar productos médicos requeridos (mascarillas, batas hospitalarias, alcohol, gel, etc.) y que, dada la crisis, pueden ser parte de una nueva categoría de proveedores.
Procedimientos de compras y transporte
La gestión logística en todos los rubros debe ser precisa. Sin embargo, cuando se refiere al sector salud y a la pandemia que afecta a todo el mundo, la precisión se vuelve más eficiente. Los retrasos en las entregas, el desabastecimiento y otras dificultades operativas son parte de los problemas presentes en la logística hospitalaria.
Si bien por la crisis existen numerosas normativas restrictivas, es importante simplificar dos aspectos: el procedimiento de compras y el transporte de la mercadería, sin descuidar su esencialidad. Procesos poco eficientes, que requieran de diversos pasos y que impliquen tiempos largos de espera dificultan la logística interna.
Una adecuada logística apoya a los tomadores de decisiones en la gestión eficiente del sistema hospitalario, evita el desabastecimiento y garantiza parte de la calidad de atención hacia el usuario final: los pacientes. Esta área debe ser fundamental en la gestión hospitalaria y precisa de constante análisis y formación para su mejora continua.
¿Cuáles son los procesos más críticos en esta cadena?
El mayor desafío es la necesidad de integrar adecuadamente la complejidad del proceso de atención de salud, donde intervienen múltiples reglas que reflejan prácticas de equipos profesionales distintos. En este sentido, la principal búsqueda es acercarse lo más posible a la forma en que la gente realiza su trabajo, ayudando a través de la logística a mejorar sus prácticas y la seguridad asistencial.
¿De qué forma abordan conceptualmente la logística en el Hospital?
Todo parte por entender que la principal función de quienes realizan tareas asistenciales es el cuidado directo y la seguridad de los pacientes. En este sentido, es fundamental que cuenten con un soporte logístico necesario para lograrlo. A partir de esto, trabajamos con el concepto de «logística segura», que en la práctica implica el manejo de un set completo, en los que el personal asistencial encuentra todos los insumos necesarios para dar inicio a una acción y terminarla sin interrupciones.
¿Cuáles son los principales errores que se cometen en la logística hospitalaria?
Vemos que existe una disparidad muy grande en relación con la creación de familias de productos, donde cada Hospital pone su propio código, lo cual es una barrera importante al desarrollo de una cadena logística integrada con la industria. En salud, lo que hace falta es abordar la logística bajo un concepto común, donde todos los hospitales trabajen con los mismos códigos y así facilitar la comunicación e integración, sea entre los hospitales y sus proveedores como en los procesos asistenciales internos. En este sentido, lo que hemos hecho nosotros ha sido privilegiar los códigos públicos para toda la cadena logística.
¿Qué debería tener un sistema de logística para una empresa exitosa?
La atención del paciente en toda entidad prestadora de servicios de salud es posible si:
- La organización logra proyectar las necesidades de bienes, equipos, insumos y medicamentos que se requieren en cada unidad funcional.
- La programación del proceso de adquisiciones que garantice la compra oportuna, en cantidades y calidades requeridas y a un precio razonable.
- La recepción técnica en el almacén de la entidad, acorde con las cantidades, calidades, precios y condiciones establecidas en el contrato.
- La distribución controlada y técnica de los insumos, equipos, dotación y medicamentos a cada unidad funcional, en el momento que lo requieren los pacientes.
- La utilización adecuada en las unidades funcionales, con destinación exclusiva para los usuarios atendidos.
- Los procesos de auditoría y control en cada uno de los procedimientos de apoyo logístico para garantizar su utilización debida, evitar el mal uso y pérdida con las consecuencias que estas situaciones generan en la empresa.
- Aplicación de la estrategia de Gestión del Riesgo con el fin de minimizar. Los errores que se pudiesen materializar en la institución sector en general.
- El alineamiento, la adaptabilidad y la agilidad son criterios que se deben tener cuenta en toda la cadena de abastecimiento del servicio al paciente, para tener óptimos niveles de servicio.
- Administrar la orden del cliente acorde con los requerimientos de los grupos de interés. Por medio de sistemas de información en tiempo real como sucede con los Enterprise Resource Planning, ERPs e implementación de tecnología disruptiva como RFID
- Implementar estrategias de Outsourcing y de Multisourcing, acorde con las necesidades de las áreas involucradas y los pacientes.
- La prioridad del sistema de logística hospitalaria radica en la satisfacción de los grupos de interés (pacientes, doctores, enfermeras, personal administrativo y de soporte, accionistas, proveedores, cultura y gobierno).
Conclusiones en Procesos para la logística Hospital
Los servicios logísticos hospitalarios son de vital importancia para la disponibilidad de recursos y la gestión del paciente, la información y los flujos de materiales, para productos tales como productos farmacéuticos, alimentos, lavandería, equipos estériles, muestras de laboratorio y desechos.
Además de las presiones para reducir los costos, los hospitales deben manejar la grave escasez de personal médico y las capacidades limitadas de las instalaciones. El principal desafío que enfrentan los proveedores de atención médica es encontrar un equilibrio entre una mayor eficiencia de costos y el logro de servicios de atención de alta calidad.
Las empresas de salud no cuantifican los gastos injustificados (pérdidas) que generan los problemas, repeticiones, errores y dificultades en el desarrollo de sus procesos de soporte administrativos, situación que en momentos de crisis en el sector se convierte en vital para lograr su sostenibilidad financiera y permanencia en el mercado.
Fortalecer las estrategias orientadas hacia la evolución de las redes de valor en el sector hospitalario, buscando la sostenibilidad de las organizaciones, bajo impacto al medio ambiente, sistemas integrados de gestión y de información, bienestar en salud, compartir riqueza, reducción del desempleo, satisfacción del cliente, apoyo al servicio del adulto mayor, alianzas estratégicas en investigación y desarrollo.
Fuentes Bibliográficas
- https://www.equality.es/logistica-hospitalaria-logistica-interna-optimizada/
- http://www.emb.cl/negociosglobales/articulo.mvc?xid=1039&ni=logistica-hospitalaria
- https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2020/05/logistica-hospitalaria-claves-para-su-funcionamiento/
- https://www.equality.es/logistica-hospitalaria-logistica-interna-optimizada/
- http://logisticplanet.blogspot.com/2017/03/logistica-hospitalaria.htm
- http://virtual.umng.edu.co/distancia/ecosistema/ovas/administracion_empresas/logistica/unidad_5/medios/fotografias/jpg/
