Un Sistema de Gestión de Calidad, como la norma ISO 9001, permite ordenar el accionar de una compañía mientras busca su crecimiento, la mejora continua y la reducción de los costos operativos.
La norma ISO 9001:2015 se aplica a los Sistemas de Gestión de Calidad de las empresas para garantizar mejores productos y servicios a sus clientes. En ella se incluyen consejos, pautas y exigencias que la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) contempla de cara a la certificación en esta materia.
La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad avalado por ISO empieza con la voluntad de reconocimiento. Las empresas deben ser conscientes de que sus procesos necesitan ser optimizados para ofrecer un mejor servicio a sus clientes. En este sentido, la calidad es sobre todo un sinónimo de confianza.
El proceso de certificación de la norma ISO 9001 tiene unas etapas definidas. Veamos cuáles son:
- Conocer los requerimientos normativos y legales en torno a la calidad.
- Analizar la situación de la organización.
- Construir el Sistema de Gestión de Calidad desde cada acción puntual.
- Documentar los procesos requeridos por la norma ISO 9001.
- Proporcionar formación a los integrantes de la empresa.
- Realizar auditorías internas con ayuda de los propios trabajadores.
- Utilizar el sistema de calidad y ponerlo en marcha para comprobar su eficacia.
- Si es posible, solicitar una segunda auditoría a consultores especializados.
- Registrar el uso del sistema y mejorarlo.
- Solicitar la auditoría de certificación a los profesionales de ISO.
La norma ISO 9001 es un modelo de gestión de la calidad que asegura la mejora del desempeño y eficacia de las organizaciones a través de la mejora continua; su La implementación y certificación puede hacerse de manera óptima teniendo en cuenta los siguientes pasos.
Paso 1: análisis y diagnóstico: En primer lugar, la norma ISO 9001 indica que se debe conocer el estado actual de la organización con el objetivo de planear la implementación del sistema, es decir, se debe establecer el punto de partida. Para ello se plantean diversas preguntas tales como:
- ¿En qué estado se encuentra la empresa? (Si está comenzando, si cuenta con sistemas y procesos, si está preparada para un cambio, etc.)
- ¿Qué es lo que está haciendo actualmente? (Control de sus operaciones, su relación con clientes y con otros recursos)
- ¿Cómo lo está haciendo?
- ¿Qué es lo que debe hacer?
- ¿Qué es lo que no debe hacer?
- ¿Cómo lo debe hacer?
- ¿Qué pasos debe seguir?
- ¿Hasta dónde quiere llegar?
Paso 2: documentación y diseño: Después de conocer el estado de la organización, se deben documentar todos sus procesos actuales con el fin de tener una visión más clara sobre la información e interacción que estos comprenden; a esto, la norma ISO 9001 lo denomina mapeo de procesos.
Luego de esto, se debe definir la política y el plan de calidad, siendo la política de calidad el documento que indica el objetivo principal de calidad, el compromiso con el cliente y la manera para lograrlo a través de la mejora continua. Además, el plan de calidad debe indicar qué procedimientos y recursos deben aplicarse; quién los aplica, cómo y en qué momento.
Paso 3: capacitación: Capacitar al personal puede ser uno de los grandes retos en el camino hacia la implementación y certificación de la norma ISO 9001 pues la resistencia al cambio se hace evidente. Es necesario que el recurso humano adopte una mentalidad de cambio, en la que perciban el Sistema de Gestión de Calidad como una herramienta de mejora para las actividades de la empresa.
Paso 4: implementación: Una vez diseñado el Sistema de Gestión, hay que ponerlo en marcha. Aquí, el personal comienza a hacer uso de esta herramienta. Todos los procesos que anteriormente se llevaban a cabo de una u otra manera ahora se realizan de acuerdo a lo establecido en la documentación del sistema y el plan de calidad.
Paso 5: auditorías internas y acciones correctivas Cuando el Sistema entra en funcionamiento, la norma ISO 9001 dicta que debe haber revisiones constantes para evidenciar cómo está operando, detectar fallar y corregirlas, pero también para divisar oportunidades de mejora. Las fallas encontradas en las auditorías internas deben ser tratadas por medio de acciones correctivas y preventivas, también es posible tomar en cuenta las actividades que han tenido mayor impacto positivo en el Sistema y aplicarlas a las áreas o procesos en los que el impacto del Sistema es más débil.
Paso 6: auditoría externa y certificación
Las auditorías externas se llevan a cabo por parte de un organismo certificador. Incluso antes de ser auditados con este fin es necesario que haya una pre-auditoría externa y que las observaciones aquí encontradas sean debidamente tratadas. La pre-auditoría es la preparación para la auditoría de certificación.
Para la certificación de la norma ISO 9001 en una organización, un organismo certificador debe auditar la compañía y, en caso de encontrar No Conformidades menores o mayores, dar un plazo de 30 días para que la empresa trabaje en ellas y las solucione desde la causa raíz. En caso de que la organización no mitigue dichas No Conformidades, la certificación es rechazada y la compañía tendría que hacer todo el proceso nuevamente.
Requisitos para la certificación de calidad ISO 9001
Como se aprecia, no es un proceso sencillo ni que pueda aplicarse de un día para otro. Por el contrario, requiere de un plazo prudente que varía según las necesidades de la empresa y el grado de mejora de las acciones propuestas y los indicadores de gestión de calidad a los que alude la norma ISO 9001.
Sin embargo, a estas condiciones le anteceden una serie de requisitos fundamentales sin los cuales no es posible que las empresas obtengan la certificación:
- Desembolso económico:
Un proceso de Gestión de Calidad avalado por la norma ISO 9001 es una ventaja competitiva para las empresas que dará sus frutos a largo plazo. Sin embargo, en la fase de implementación requiere de cierta inversión económica, sobre todo si se contrata la asesoría de una consultora especializada.
- Cumplimiento de requisitos legales:
Obtener la certificación de calidad ISO 9001 no sólo implica adherirse a las pautas de ISO en esta materia. Del mismo modo, es necesario que las empresas acojan las distintas legislaciones relacionadas, como por ejemplo los permisos requeridos para la actividad comercial, las leyes laborales y de riesgos profesionales, así como las normas locales, regionales, nacionales y continentales sobre los procesos de calidad.
- Formación del personal:
El proceso de implantación de un Sistema de Gestión de Calidad no es posible sin la formación adecuada de los integrantes de las empresas. Son ellos quienes, al fin y al cabo, ejecutaran las tareas previas a la aplicación del modelo de calidad. Esta formación puede ser realizada por la propia empresa o, si es el caso, delegarse en manos de una consultora especializada.
- Participación general:
Pero además de la formación, mantener una certificación de calidad ISO 9001 requiere de la implicación y el compromiso de cada uno de los integrantes de las empresas, en especial de los altos cargos directivos. Una vez otorga la certificación, se realizan auditorías anuales con el objetivo de medir la evolución de los procesos de calidad.
- Tener experiencia:
Finalmente, una de las cosas que más pesa a la hora de la auditoría externa es la experiencia de cada organización. Los auditores valoran de manera especial los antecedentes en esta materia y los trabajos relacionados. En el caso de que no existan ni los unos ni los otros, la clave estará en la documentación que se haga de los indicadores establecidos por ISO en la norma ISO 9001.
Otros Requisitos necesarios para obtener la certificación de la Norma ISO 9001
Si queremos obtener la certificación en ISO 9001, también hay que cumplir con los siguientes requerimientos:
- Manual y procedimientos que definan el Know-How de la empresa
- Listado de proveedores homologados
- Sistema de formación disponible en todo momento para los empleados
- Descripción de cada puesto, funciones y requisitos para ostentarlo
- Certificados de formación y currículums de los trabajadores, acreditando formación específica en cada puesto que lo requiera
- Cumplimiento de todos los requisitos legales aplicados a la actividad de la empresa
- Mantenimiento de equipos actualizado, incluyendo sus calibraciones según aplique
- Fijación de objetivos anuales por parte de la empresa, realistas y medibles
- Auditorías internas anuales (mínimo una)
- Detallado de ofertas enviadas a clientes
- Si tu empresa vende productos, deberás establecer la trazabilidad de entrega
- Si tu empresa ofrece servicios, se establecerán requisitos y plazos del cliente, que serán revisados
- Encuestas para medir la satisfacción de los clientes
- Registro de incidencias con proveedores y clientes
Cuáles son los Gastos básicos para una certificación ISO 9001
Saber cuánto cuesta certificarse en ISO 9001 no es una tarea sencilla ni cerrada, ya que el coste final dependerá de diversas variables que veremos durante este post. Sin embargo, existen una serie de gastos básicos que toda empresa que quiera obtener esta certificación deberá afrontar.
Primeramente, hay que asumir los costes de los organismos de certificación, que se encargarán de aprobar que la empresa cumple con la norma ISO 9001 y los estándares de calidad que esta establece. El costo de la Auditoria de Certificación varia de una Casa Certificadora a otra y del tamaño de la empresa y del alcance en cuanto a los procesos a certificar, otra variable que se considera es si la empresa tiene más de una sede y las mismas serán Certificadas. Un estimado por Certificado va desde los 10,000 a los 15,000 dólares americanos.
Por otro lado, lo más conveniente es que la empresa contrate unos servicios de consultoría. Con ello, se crea un sistema documental correcto y se forma a los futuros responsables y a los trabajadores para garantizar la calidad en los procesos de la empresa. Además, esta consultora se encargará de contactar con los organismos de certificación.
Los requisitos son pasos previos que es necesario llevar a cabo para la obtención de la certificación ISO 9001 en temas de gestión de calidad. Sin la implementación de éstos de forma integrada y coordinada, las empresas no pueden demostrar que cuentan con un Sistema de Gestión de Calidad como parte de sus procesos internos.
Fuente:
- https://loftonsc.com/blog/consultorias/consultoria-de-negocios/imlementacion-norma-iso-90012015-empresa/
- https://www.tiqal.com/norma-iso-9001-implementacion/
- https://www.isotools.org/2015/10/19/
- https://ctmaconsultores.com/cuanto-cuesta-certificarse-en-iso-9001/