El próximo año sin dudas será un año de muchos desafíos debido a la Pandemia del Covid-19 que está afectando a todo el mundo especialmente a los sectores productivos.  Es por eso que me motive a compartir algunas estrategias que te permitirán mejorar significadamente tu Productividad no importando al sector a cuál se dedique su empresa.  Optimizar la gestión administrativa a través de un mejor control de todas las actividades permitirá lograr con más objetividad las metas propuestas.

1. Definir un Plan Operativo

Recomendamos que inicie tu año 2021 con un Plan Operativo que te permita definir tus Objetivos a Corto, Mediano y Largo Plazo. Estos objetivos deben ir acompañados de Líneas de Acción, con sus responsables y definir un Indicador a cada uno de ellos. Para que este Plan sea funcional, se debe estructurar por periodos cortos; cuatro (4) periodos de tres (3) meses cada uno, esto permitirá hacer los ajustes de lugar conforme la situación de la pandemia lo permita.  En el Plan Operativo diseñado se debe trabajar con los dueños de procesos, Directores, Gerentes, Supervisores y Encargados. Es imprescindible que cada uno de ellos asuma la responsabilidad de sus objetivos y elabora un Cronograma de Actividades donde se detalle qué Hacer, Cómo, Cuándo, Quién hacer dichas actividades y por sus puestos con sus respectivos indicadores.  Es responsabilidad de la Gerencia de la empresa establecer un sistema de medición, KP¨S con sus respectivas frecuencias.

2. Capacitación del Personal

El desarrollo del talento es clave para aumentar la productividad en tu empresa, pero sobre todo para potenciar tus habilidades.  La formación continua a tus empleados es un excelente modo de aumentar a largo plazo, además de fomentar crecimiento tanto en lo profesional como en lo personal. Para lograr esto, es necesario que realice un diagnóstico de necesidades de capacitación a todo tu personal, enfocado en primer lugar en las competencias que deben poseer para ser más productivo en sus puestos de trabajo. Segundo lugar para desarrollar otras habilidades necesarias para enfrentar la situación de Pandemia del Covid-19 por lo que estamos viviendo.

La formación aporta conocimientos, pero también habilidades sociales como proactividad, empatía, compromiso, autocrítica o tolerancia. Tambien reciclar los conocimientos nos sirve para potenciar talento, habilidades y aptitudes. Otra ventaja es que al contar con un personal capacitado mejora las condiciones de trabajo y aumenta la satisfacción y autoafirmación, potencia la confianza y autoestima en nuestras relaciones personales

3. Comunicación

La comunicación es clave en el ambiente laboral también. Un modelo eficaz de comunicación influye mucho en la motivación de los trabajadores y la productividad de las empresas. Una buena comunicación permite que los equipos coordinen mejor sus tareas y fomenta un espíritu de cooperación que reduzcan significativamente las debilidades y fortalezas.  En la cultura de muchas empresas Multinacionales cuentan con espacios de recreación para sus empleados como cafeterías, comedores, áreas de juego (Billar, Ajedrez, Dominós), Televisores, donde los empleados pueden relajarse en su tiempo libre.  Ese espacio dedicado al descanso activo es una de tus mejores bazas para luchar contra el Síndrome de Burnout (trabajador quemado).  Normalmente, las compañías suelen fomentar este tipo de relaciones llevando a cabo actividades colaborativas.

4. Toma de decisiones.

Involucra a todo el equipo en la toma de decisiones, para crear un buen ambiente de trabajo en el que tus empleados se sientan motivados y reconocidos es vital para lograr una óptima productividad. Celebrar los éxitos, potenciar los talentos de tus trabajadores, compartir los mismos valores, etc. son buenas decisiones que deberías adoptar para el año 2021.

5. Flexibilidad horario de Trabajo

Considerar y analizar como flexibilizar los horarios de trabajo fijo-variable, en el que la empresa propone diversos horarios al empleado y éste elige el que más le interese, un horario flotante, en el que el trabajador puede elegir el horario de entrada dentro de un margen de horas marcado por la empresa y donde se debe mantener como mínimo las horas fijadas en el contrato, o incluso el horario libre, cuando el trabajador gestiona libremente su horario laboral siempre que se cumplan los objetivos. Otra opción de Flexibilidad en cuando a los horarios es que las tareas que puedan ser realizadas en modalidad Virtual sea considera respetando los horarios de leyes laborales del país.  Para este punto es importante que el desempeño de los empleados sea medido por Resultados y no por una jornada de trabajo.

6. Reuniones Efectivas

Las reuniones y juntas deben de limitarse al máximo y muchas de ellas pueden sustituirse por los canales de comunicación mucho más agiles y efectivos. (ZOOM, Meet, Team Link, Webex). Convocar reuniones presenciales solo cuando sean absolutamente imprescindibles fijando un horario de inicio y cierre.  Las reuniones deben tener hora de comienzo y finalización, exige que tengan orden del día y que no se produzcan discusiones interminables o se hable de temas insustanciales. Acude únicamente cuando sea totalmente necesario, esto te proporcionará mayor autonomía para organizar el resto de tiempo y actividades.

6. Detecta los momentos de mayor productividad en tu empresa.

Al revisar los indicadores de tu primer periodo podrás analizar en qué días de la semana, horas o meses del año tus empleados resultan más productivos. Con estos datos podrás planificar con mayor eficacia determinadas tareas, repartir los tiempos de descanso, etc.

7. Ladrones del tiempo

Identificar los Ladrones del tiempo en tu empresa tendrá más visibilidad del costo de oportunidad que perdemos de vistas. Algunos estos ladrones que nos distraen de las actividades podemos mencionar solo algunos; WhatsApp, Redes Sociales, Instagram, LinkedIn In, Correos electrónicos, Facebook, etc.  Hay otros ladrones del Tiempo creados por nosotros mismos por no organizar nuestros trabajos del día a día, lo que nos deja muchas holguras para dedicar tiempo a tareas que no son importante para la empresa.

8. Consideraciones adicionales

• Ordena tu lugar de trabajo. Si organizas tu escritorio, organizarás tu mente. El espacio de trabajo tiene un impacto significativo en cómo trabajas y en tus resultados. Visualmente debe de estar organizado y limpio ya que, de lo contrario, automáticamente asociaremos el desorden con algo negativo y el porcentaje de eficiencia será más bajo. Cuando trabajamos en un óptimo espacio de trabajo estamos potenciando nuestra salud emocional. Aplica 5 minutos de 5´S todos los días.
• Crea tu propia rutina de trabajo.Un hábito que multiplicará los resultados del descanso y de las actividades del resto del día es el tener una rutina personalizada por la mañana. Un par de actividades automáticas que nos permitan permiten comenzar el día de la mejor manera, enfocados en lo más importante, con energías y sin estrés. Puede ser de 10 minutos o de una hora. Puede ser salir a correr, hacer yoga, ver vídeos, desayunar leyendo… revisar tus redes sociales…Lo importante es que en ese momento lo dediquemos a nosotros mismos.  Estas tareas debes realizarla tomando como referencia el segundo Habito de las Personas Altamente Eficaces “Establezca Primero lo Primero” Stephen R. Covey.
• Optimiza tu rendimiento cerebral, agrupando las actividades según tu rimo y gastando bien tus energías. Igual que hay “aves mañaneras” que se toman un café y se comen el mundo, también hay “búhos” que rinden más de noche. Según tu ritmo vital, asigna tu tiempo de mayor concentración a las tareas principales o importantes y reserva aquellos momentos de menor concentración para tareas secundarias y auxiliares.
• Pausas controladas. Si deseas mejorar tu productividad no tienes que trabajar más, tienes que trabajar mejor, en bloques enfocados con descansos. El cerebro requiere de periodos intermitentes de descanso a lo largo del día. Descansar unos minutos entre tarea y tarea, estirar los brazos y las piernas, tomar un café o dar un pequeño paseo… No sólo mejorará tu productividad, también evitará dolores de espalda, de cabeza, irritación, nerviosismo, o estrés.  Según estudios, lo ideal es trabajar en bloques de 52 minutos con descansos de 17 minutos.
• Aprende a decir “No”.Si no sabes, es muy probable que tu agenda se llene de temas que quitan mucho tiempo y generan pocos beneficios para la empresa y para ti. Si puedes, intenta resolver antes aquellas tareas o decisiones que dependan de otras personas.
• Respira y desconecta. A veces hay muchos asuntos pendientes, los problemas se acumulan, las cosas no salen como queremos y nos entran los nervios. Entonces, la emoción que prima es de angustia, enojo, ira. Aunque no podemos controlar algunos escenarios externos y el sentimiento que nos producen, sí podemos elegir qué hacemos con eso que sentimos. Para aprender a gestionar nuestras emociones de forma adecuada y manejar nuestro interruptor interno una buena técnica para lograrlo es la meditación o realizar alguna actividad que te distraiga.

Fuente Bibliográficas

• https://www.cerem.es/blog/reuniones-de-trabajo-efectivas-reglas-para-dirigir-una-reunion.
• https://www.yunbitsoftware.com/blog/2019/06/07/diez-claves-para-aumentar-tu-productividad-en-el-trabajo/
• https://efectivus.com/blog/3-claves-gestionar-productividad-empresarial/